Удалённая работа сотрудников

Posted on Updated on

Давно хотел написать статью об удалённой работе сотрудников, поскольку неоднократно успешно готовил и использовал подобные решения и регулярно консультирую друзей и знакомых  по данному вопросу.

Евро 2012 — хороший повод для тех, кто хотел протестировать удаленную работу

и заинтересован в результативной работе компании, в том числе и в форс-мажорных условиях.

Постарался кратко, без использования специфичных терминов и аббревиатур описать основные моменты.

 

До начала матчей осталось совсем мало времени. Не надо быть провидцем, чтобы понимать, что транспортный коллапс в    Киеве во время проведения Евро 2012 неизбежен, тем более информации о том, что и когда будет перекрыто предостаточно.

Многие с ужасом и раздражением представляют себе, сколько времени они будут проводить в пробках, добираясь до  офиса и обратно. А если работа связана  с передвижениями по городу, становится совсем грустно. Бизнесу в этот период будет сложно  работать в привычном режиме.

Речь пойдёт в основном о сотрудниках компаний, которые работают с компьютерами и телефонами, и задача которых не проведение сложных хирургических операций нахождение у станка и т.д.

Советы адресованы  тем, кто не хочет сидеть, сложа руки, а готов заранее подготовить решение проблемы, которая не за горами.

Для начала необходимо разделить сотрудников на две категории:

1. кто должен обязательно находиться в офисе;

2. кто сможет работать удалённо (вне офиса).

Тем, кто должен находиться в офисе (магазине и т.д.), работая с клиентами или, к примеру, с первичной документацией нужно пересмотреть график. Часть сотрудников  — раньше приходит и раньше уходит, другие  приступают к работе позже.

Тот,  кто сможет работать удалённо,  обязан понимать: рабочее время — это время работы, а не нахождения в парикмахерской или на прогулке с собакой. Сотрудник должен быть доступен онлайн, как по телефону, так и по e-mail.

Руководитель должен ясно и чётко это объяснить.

Не нужно бояться удалённой работы сотрудников. Формула очень простая – те, кто работают и дают результат, смогут эффективно выполнять свою задачу, в том числе и в непривычных условиях. Для планктона, который пьёт кофе и курит рядом с офисом, перемещение курилки на домашний балкон не изменит показателей компании.

Итак, для сотрудников, которые продолжают работать по старой логике может поменяться только график работ.

Информационные системы

Удалённая же работа в первую очередь потребует доступа к информационно-технологическим системам компании различного рода. Уже 10 лет  удалённый доступ к информационным сервисам — не фокус. Фактически любая система имеет такую возможность. Степень паранойи касательно безопасности и здравого смысла в каждой компании своя, но если есть желание – технологические барьеры отсутствуют. Всё решаемо, причём легко и не дорого.

Сотрудник, работающий удалённо должен иметь доступ в интернет. Подключение к интернету посредством беспроводных технологий решается в течение нескольких часов и не требует серьезных финансовых вливаний.  У сотрудника должно быть оборудование (компьютер) и телефония (мобильная или стационарная). Если есть определённые лимиты и ограничения, например на мобильную связь, пересмотрите их или компенсируйте затраты сотруднику за этот период. Решите административный вопрос, касающийся выноса оборудования (компьютера), если ранее это было запрещено. В случае необходимости подпишите с сотрудником дополнительный документ.  Такой  шаг убережёт компанию от проблем, а сотрудника от искушения. Проверьте работу всех систем по удалённой схеме, протестируйте на одном, двух сотрудниках, в случае необходимости установите дополнительное программное обеспечение и настройки, как на серверном, так и на клиентском оборудовании.

Бизнес процессы.

Подготовьте списки сотрудников и определите изменения их задач на этот период. Возможно, будет необходимо внести специфичные корректировки, так как непривычная ситуация может потребовать внесения дополнительных изменений в бизнес-процессы.

Организация встреч и совещаний.

Анализ руководителем места жительства сотрудников позволит  принять решение о проведении совещаний (когда присутствие сотрудников необходимо)  не в офисе, а в более удобном для этого месте, куда быстрее и менее проблематично добираться. Заранее определите место и время, договоритесь с кафе или рестораном. Если вы сможете гарантировать заведению минимальный чек за кофе и пирожное, то в некоторых случаях вам смогут предоставить флипчарт и маркеры. Это может быть интересной услугой для ресторанного бизнеса, тем более, что в подавляющем большинстве заведений есть Wi-Fi.

Транспорт.

Служебный автотранспорт на этот период желательно распределить между сотрудниками, которые его используют. Речь о том, что если автомобили по корпоративной политике должны оставляться на ночь возле офиса, то доступ и выезд автотранспорта в период перекрытых дорог может быть очень длительным. Парковка автомобиля возле дома сотрудника позволит ему не тратить время на процесс доступа к транспортному средству, выезда и возращения в офис. А если количество выездов многократное, то целесообразность использования  автомобиля и эффективность работы такого сотрудника в этот период очень сомнительна.

Охрана офиса.

В случае изменения графика работы сотрудников, возможно, потребуется внесение корректировок в работу сотрудников охраны. Усиление охраны на этот период также не будет лишним, поскольку кроме сэров и месье приедет очень разношёрстная публика.

Проблематика.

Из моего опыта создания решений по удалённой работе сотрудников, самой большой и, единственной проблемой является то, что многие руководители не умеют и не готовы работать по такой схеме. Наш менталитет больше заточен на контроль прихода и ухода с работы. Это нам долго прививали, а зачастую и продолжают прививать. Постановка задач подчинённому и контроль их выполнения не всем по плечу. Необходимость утренних и вечерних планёрок, пятиминуток, совещаний, с обязательным «телесным» присутствием преобладают над умением сосредоточиться на результативности, а не времяпровождении.

Больничный лист.

В недалёком прошлом, без компьютеров и мобильных телефонов, пребывание человека на «больничном листе» (дома или в больнице), автоматически  означало, что сотрудник «выпал» из бизнес-процесса. Сейчас  только глухота и переломы всех пальцев на руках не позволит сотрудникам выполнять работу удалённо. Получается, что «больничный лист» совершенно не означает, что сотрудник перестал работать.

Стереотипы и заблуждения.

Есть мнение экспертов, широко известных в узких кругах, что удалённая работа сотрудников не эффективна, что она их «расхолаживает» и т.д. В основном это точка зрения руководителей, не понимающих или не желающих понимать, сколько реально времени их подчинённые тратят на работу, а сколько на опоздания, перекуры, кофе, разговоры по телефону, катания на лифте и конечно посещение «профильных» сайтов с модой, автомобилями, новостями, рыбалкой и т.д. На практике, при удалённой работе сотрудники работают больше и гораздо эффективнее.

Например, бухгалтер, бегающая к больному ребёнку, решающая вопросы по телефону с врачами и пытающаяся вовремя сдать отчёт, сделает в последнем массу ошибок. Когда этот же бухгалтер сосредоточится на отчёте после решения однозначно более приоритетной для неё задачи с заболевшим ребёнком, качество выполненной работы будет выше и работа будет выполнена в срок. Этот бухгалтер, дома, в 3 часа ночи подготовит и отправит отчёт, а работать в 3 часа ночи в офисе, когда дома больной ребёнок она не будет.

Вывод: В обычной ситуации проще и легче придумать причину и не выполнить задачу.  Аргументировать же почему не была выполнена работа при том, что фактически все условия для этого были, довольно сложно, проще сделать работу.

Разумеется, это не универсальный рецепт. Разные компании, разные подходы. Много отдельных нюансов. Тем не менее, в преддверии Евро можно протестировать данный подход. Когда ещё появиться такой повод. Заранее подготовить решение значительно лучше, чем сидеть и сетовать на то, что не побеспокоился заранее. В дальнейшем, возможность удалённой работы сотрудников очень поможет при переносе рабочих дней, длительных командировках и т.д. Сейчас многие компании активно продвигают «облачные» решения, архитектура и философия которых построена на идее удалённого доступа.

Статья на эту же тему  «Соблюдай дистанцию. Что способствует распространению практики удаленной работы в Украине»   20 июня 2012 года.

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s